Queremos empezar el año, dando una serie de consejos a los autónomos para ayudaros a gestionar los papeles ordenadamente, para que el momento del IVA no se convierta en un agobio y no caer en las prisas que pueden hacernos malas pasadas.

Es importante, que en el momento de realizar el gastos pidamos siempre la factura. Es fácil, cuando vas a pagar siempre debes tener la factura emitida a tu nombre. Los gastos realizados sin factura aunque tengamos el comprobante de pago, no podremos deducirlos.

En un artículo anterior os hablábamos sobre cuáles son los gastos deducibles. Es importante tener en cuenta que solo son deducibles los gastos que realizamos exclusivamente para la gestión del negocio.

Recomendamos disponer de una carpeta física donde guardar las facturas que nos han emitido en papel, y una carpeta en el ordenador con las facturas que recibimos por correo electrónico.

Junto a estas facturas también debemos conservar el documento o justificante de pago.

Igual debemos hacer con las facturas que emitimos nosotros. Éstas deben ir con fecha y número correlativos y nos guardaremos siempre una copia.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Es curioso porqué el plazo varia según el criterio de cada administración o departamento.

Criterio Tributario: es necesario conservar todas las facturas con su medio de transacción durante 4 años, es decir desde la fecha del devengo hasta cuatro años después. El departamento correspondiente de la agencia tributaria, puede solicitar en cualquier momento la información documental para su comprobación.

Criterio mercantil: Según el Código de Comercio, los empresarios tendrán que conservar los documentos administrativos durante 6 años  a partir del ultimo asiento en el libro.

Criterio penal o de Prevención de Blanqueo de Capitales: La Ley 10/20210 de Blanqueo de Capitales determina que los empresarios están obligados a guardar y conservar la documentación fiscal por un periodo de 10 años.

Criterio del IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido): Con carácter general, es importante guardar las facturas durante 4 años. Y cuando se trate de bines inmuebles durante 9 años.

¿Cómo guardar las facturas?

Como os comentábamos anteriormente es importante para nuestra comodidad guardar las facturas de manera ordenada para no perder ni  olvidar presentar ninguna.

Pero para cumplir con la legislación vigente debemos disponer de todas las facturas en formato papel, ya que ante cualquier requerimiento o inspección no serán válidas las facturas escaneadas o fotocopiadas.

En Asesoria Rubio ayudamos  a los autónomos en su gestión diaria. Si necesitas resolver cualquier consulta o duda puedes ponerte en contacto con nosotros en www.asesoriarubio.es y un especialista te informará