Entre las novedades introducidas por la Ley 11/2021, de medidas contra el fraude fiscal, y con efectos desde el 11 de octubre de 2021, se incluye la prohibición del software contable de doble uso que permite manipular la contabilidad.

Desde octubre de 2021, los autónomos y las empresas están obligados a utilizar software contable, de facturación y de gestión, que no permita alteraciones y ocultación de datos. Estos programas deberán contar con un certificado que así lo acredite otorgado por el Ministerio de Hacienda.

Los programas de doble uso, ahora ya prohibidos, permiten llevar una doble contabilidad. Los más desarrollados admiten incluso la posibilidad de emitir tickets con el importe íntegro de una compra, pero sin que esta quede reflejada en la contabilidad oficial.

Hacienda calcula que hasta 200.000 millones de euros se vienen ocultando a la Agencia Tributaria mediante la utilización de estos programas que permiten crear una caja B con la que evadir impuestos.

Características y requisitos de los sistemas de facturación

Los sistemas informáticos regulados en el presente Reglamento deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación, cumpliendo los siguientes requisitos:

• Deben generar un registro de facturación de alta, por cada entrega de bienes o prestación de servicios, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
• Deben tener capacidad de remitir información a la Administración tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente los registros de facturación
• Los datos de facturación registrados, deben quedar protegidos, de manera que no puedan ser alterados.
• La rectificación o anulación de los datos registrados debe realizarse mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, conservando inalterables los datos originalmente registrados.
• Deben permitir a la Administración tributaria el acceso inmediato y, en su caso, extracción de los datos registrados.
• Deben proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
• Los datos registrados deberán encontrarse correctamente fechados, indicando el momento en que se efectúa el registro.
• Deben permitir la trazabilidad de los datos en los casos de descarga, volcado y almacenamiento de los registros.
• Deben conservar todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
• Deben contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones: operaciones realizadas, arranque y parada, la entrada y salida de usuarios, errores producidos, instalación y actualizaciones. Este registro de eventos deberá conservarse hasta el periodo de prescripción de las obligaciones tributarias.
• Los manuales de utilización del sistema informático contemplarán todas sus funcionalidades del sistema informático, estarán en un idioma oficial del territorio de uso y a disposición del usuario y de la Administración tributaria.
• Deben disociar la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.

Certificación de los sistemas informáticos

La persona o entidad productora del sistema informático debe certificar que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la LGT, en este Reglamento y en las especificaciones que se aprueben mediante Orden Ministerial, mediante una declaración responsable que:

• Deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador en el momento de la adquisición del producto, y ser conservada durante el período de prescripción de las obligaciones tributarias.
• Podrá ser solicitada por el cliente o por la Administración Tributaria a la persona o entidad productora o comercializadora del sistema informático.

Contenido de las facturas

Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas que se expidan conforme a lo previsto en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (nuevo ordinal 6º en el art. 6.1.a) RD 1619/2012).

En el caso de facturas generadas por los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7º del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, se deberá incluir:

1.º Un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR», formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública.

2.º Estas facturas incorporarán la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento (nueva letra q) en el art. 6.1 RD 1619/2012).

Contenido de las facturas simplificadas

Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas de las que se expidan conforme a lo previsto en los artículos 9, 10 y 11 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (nuevo número 5º en el art. 7.1.a) RD 1619/2012).

Se modifica la letra i) del art. 7.1 RD 1619/2012, para exigir también las menciones previstas en el art. 6.1.q) en las facturas simplificadas.

Sanciones

El incumplimiento de estas medidas constituirá una infracción grave.

Es sumamente importanten para los autónomos actualizar los programas informáticos de acuerdo con la nueva certificación aprobada por el Gobierno para evitar posibles sanciones. Es decir, queda totalmente prohibido el uso de programas de contabilidad de doble uso. Los profesionales que los usen en su negocio, o todavía no los hayan desinstalado, pueden incurrir en multas de hasta 50.000 euros.

Además, esta sanción se podría triplicar en los casos en que se oculten ingresos y no se cumplan las especificaciones técnicas señaladas.

En Asesoria Rubio estamos al lado de los autónomos para ayudaros en la gestión de vuestro negocio. Si necesitas ampliar información sobre éste u otros temas puedes contactarnos a través de nuestra página web: www.asesoriariubio.es